3 Dokumen yang Menentukan Apa yang Bisa dan Tidak Bisa Dilakukan HR Saat ICE Tiba di Tempat Kerja

(SeaPRwire) –   Selamat pagi!

Setelah beberapa minggu peningkatan aktivitas penegakan imigrasi di Minnesota, kecemasan telah meluas ke tempat kerja. Karyawan di perusahaan-perusahaan, termasuk dan , telah mendesak pimpinan untuk kejelasan dan di tengah kekhawatiran akan kemungkinan penggerebekan Imigrasi dan Penegakan Bea Cukai (ICE). Pertanyaan-pertanyaan yang mendarat di meja SDM tidak lagi hipotetis: Jika agen federal muncul di kantor, apa—secara hukum dan praktis—yang harus dilakukan para pemimpin?

Jawabannya bergantung pada dokumen yang ada di tangan agen ICE, kata Corie Anderson, pengacara di Ogletree Deakins yang berbasis di Minneapolis. Dia mendesak perusahaan untuk mempersiapkan momen itu dengan memahami tiga jenis dokumen kunci, masing-masing membawa implikasi hukum yang sangat berbeda untuk apa yang harus, dan tidak harus, diizinkan oleh pemberi kerja.

1) Pemberitahuan Pemeriksaan (audit I-9): Jika agen meminta formulir verifikasi kelayakan kerja, yang dikenal sebagai I-9, pemberi kerja biasanya memiliki tiga hari untuk mematuhinya. Jangka waktu itu sangat kritis. Para pemimpin SDM harus menghindari secara tidak sengaja melepaskannya dalam ketergesaan saat itu, kata Anderson, dan menggunakan waktu tersebut untuk berkoordinasi dengan penasihat hukum dan memastikan catatan dalam keadaan teratur.

2) Surat Perintah Administratif: Surat perintah ini mengizinkan penangkapan atau penyitaan tetapi bukan pencarian menyeluruh terhadap properti tempat kerja pribadi. Agen ICE tidak dapat memasuki ruang non-publik tanpa persetujuan pemberi kerja.

Anderson merekomendasikan untuk menandai area pribadi dengan jelas menggunakan rambu, seperti “Hanya personel yang berwenang.” Yang penting, pemberi kerja tidak diwajibkan untuk mengambil seorang karyawan dari area pribadi dan menyerahkan mereka kepada agen ICE yang menunggu di area publik, katanya.

3) Surat Perintah Yudisial: Biasanya ditandatangani oleh hakim, surat perintah yudisial mengizinkan masuk ke tempat kerja. Pemberi kerja seharusnya tidak menghalanginya, tetapi mereka dapat mengelola prosesnya. Misalnya, mereka dapat mengantar karyawan yang disebutkan ke ruang konferensi, yang berpotensi membatasi gangguan dan mencegah agen bergerak tanpa didampingi di dalam gedung.

Perlindungan pekerja menjadi sedikit lebih kabur di ruang milik pribadi yang terbuka untuk umum untuk keperluan bisnis, seperti pengecer besar (big-box retailers) seperti atau toko . Dengan surat perintah yang tepat, ICE dapat melakukan penangkapan di area publik.

Manajer boleh meminta agen untuk pergi, tetapi Anderson merekomendasikan pendekatan yang lebih komprehensif: Dokumentasikan interaksi tersebut, buat catatan tentang tindakan agen, dan pastikan karyawan memahami hak-hak mereka. Perusahaan juga harus menjaga informasi kontak darurat yang diperbarui jika seorang pekerja ditahan.

Di atas segalanya, Anderson menyarankan agar organisasi memiliki protokol internal yang jelas sebelum agen muncul. Identifikasi siapa yang harus diberitahu, termasuk penasihat hukum dan pimpinan senior, dan latih staf resepsionis serta manajer tentang cara merespons, katanya.

“Hal terbaik yang dapat dilakukan manajemen dan SDM adalah bersiap, berharap yang terbaik, dan merencanakan untuk yang terburuk,” kata Anderson.

Kristin Stoller
Direktur Editorial, Live Media